Los desafíos que plantea la tramitación electrónica ante el TDLC

El pasado 3 de diciembre de 2019, el TDLC publicó su auto acordado N°19, en el que establece la tramitación electrónica de los procesos ante dicho Tribunal. Esta semana comenzará a regir oficialmente su vigencia para los procesos iniciados después del 2 de enero de 2020. Aunque con algunas diferencias, la tramitación electrónica ante el TDLC será similar a la del Poder Judicial, la que en sus inicios planteó dificultades importantes en la práctica.

El Tribunal dictó la normativa en uso de la potestad que le otorga el artículo 18 N° 6 del DL 211 para dictar auto acordados. Estos son normas de carácter general que pueden dictar los Tribunales para reglamentar materias relativas a su funcionamiento que sean necesarias para una adecuada administración de justicia. Desde su creación, el TDLC ha hecho uso constante de esta facultad en relación a variadas materias, siendo uno de los auto acordados de mayor utilización el Nº16/2017, que regula las solicitudes de reserva o confidencialidad de la información aportada en los procesos.

Con el auto acordado, todos los procedimientos iniciados luego del 2 de enero de 2020 deberán ser tramitados de forma electrónica. Los procedimientos iniciados con anterioridad seguirán su tramitación en expedientes físicos hasta su terminación, lo que implica que todos los escritos y documentos deberán seguir siendo presentados presencialmente en el mesón del TDLC e incorporados por los funcionarios al expediente físico de dichos procedimientos.

La tramitación electrónica es una realidad en los procedimientos del Poder Judicial desde la dictación de la Ley N° 20.886 que “modifica el Código de Procedimiento Civil, para establecer la tramitación digital de los procedimientos judiciales”, publicada en el año 2015.

Objetivos de la normativa

Entre los objetivos que tuvo a la vista el TDLC para la implementación de la tramitación electrónica estuvo aumentar la transparencia, celeridad y eficacia de sus procedimientos. El Tribunal también mencionó la necesidad de adaptar sus procedimientos a los cambios tecnológicos y, en especial, adecuarlos y homologarlos a las modificaciones introducidas por la Ley Nº 20.886 en la forma de tramitación ante otros tribunales.

Al respecto, el TDLC mencionó la necesidad de atender a lo establecido por el auto acordado de la Corte Suprema para la aplicación de la Ley N° 20.886. Según indica dicho texto, la tramitación electrónica se debe aplicar aun cuando los procedimientos se hayan iniciado en tribunales diferentes, lo que es especialmente relevante en aquellas causas del TDLC que son posteriormente remitidas a la Corte Suprema a propósito del recurso de reclamación.

Por último, el Tribunal indicó que lo dispuesto por el artículo 20 del DL 211, en cuanto a que “el procedimiento será escrito, salvo la vista de la causa (…)”, no se contrapone a la adopción de diversas tecnologías para el cumplimiento de los fines mencionados. La explicitación de este punto es especialmente importante considerando que al ser normas de inferior rango, los auto acordados no pueden modificar o ir en contra de las normas de rango legal, como es el DL 211.

¿Qué señala el auto acordado?

La nueva normativa del TDLC contiene principios y reglas similares a las establecidas en la ley de tramitación electrónica del Poder Judicial y del auto acordado de la Corte Suprema sobre la materia.

El auto acordado establece que los procedimientos seguidos ante el TDLC deberán ser tramitados electrónicamente. Para ello, la página web del TDLC dispondrá de una Oficina Judicial Virtual (OJV). Dicha página entregará un conjunto de servicios que permitirá la tramitación electrónica a los abogados y habilitados en derecho cuya inscripción sea autorizada por el Tribunal, según el procedimiento detallado en el Manual de Registro de Abogados y Habilitados en Derecho elaborado por el TDLC.

Los usuarios inscritos deberán ingresar sus escritos y documentos vía electrónica en la OJV. Todo escrito presentado en papel será considerado como no presentado, salvo en aquellos casos en que se solicite comparecer personalmente o cuando no se encuentre disponible la OJV. En dichos casos, los escritos podrán ser presentados en papel con firma manuscrita y deberán ser digitalizados por el Tribunal e ingresados a la carpeta electrónica inmediatamente.

Las actuaciones judiciales y demás actos procesales suscritos por medio de firma electrónica serán válidos y producirán los mismos efectos que si se hubieren llevado a cabo en soporte papel. Las presentaciones se entenderán suscritas por el usuario que las remite, sin necesidad de contener su firma manuscrita, entendiéndose como firma electrónica simple su perfil en la OJV.

En cuanto al patrocinio y poder, el auto acordado señala que tanto el patrocinio como el mandato judicial podrán constituirse mediante firma electrónica avanzada. Excepcionalmente se podrán presentar antecedentes sin contar con patrocinio y poder en el caso de los aportes de antecedentes presentados en los procedimientos no contenciosos (artículo 31 DL 211) y cuando se remita una respuesta a un oficio enviado por el Tribunal.

Todas las actuaciones del proceso se registrarán y conservarán íntegramente y en orden sucesivo en una carpeta o expediente electrónico. Esto incluye tanto los escritos de parte y las actuaciones realizadas por el Tribunal, como las actuaciones de receptores o ministros de fe. Según el auto acordado, la carpeta garantizará la fidelidad y preservación de las actuaciones del proceso, y la adecuada reproducción de su contenido.

Con todo, excepcionalmente la carpeta electrónica podrá estar compuesta por cuadernos en formato físico, que de todas formas se entenderán formar parte del expediente del proceso. Esto sucederá, por ejemplo, cuando se trate de documentos reservados y/o confidenciales o de documentos voluminosos cuyo tamaño exceda aquel permitido por el sistema electrónico. Asimismo, los instrumentos cuyo formato no permita que sean traspasados a un soporte electrónico podrán ser presentados en formato papel y serán agregados a un cuaderno especial que no será digitalizado.

En línea con lo establecido en el auto acordado N° 16/2017, la regla general es que los escritos presentados y las actas o certificados del Tribunal, serán agregados en carácter público a la carpeta electrónica. La excepción está dada por aquellos instrumentos que sean declarados reservados o confidenciales por contener información cuya revelación pueda afectar significativamente el desenvolvimiento competitivo de su titular. Asimismo, se deberá mantener la reserva o confidencialidad de los instrumentos que contengan una investigación reservada o confidencial de la FNE (artículo 39 letra a) del DL 211).

¿Existen excepciones a la tramitación electrónica?

El mismo auto acordado establece excepciones importantes a la tramitación electrónica. Se trata, por una parte, de los procedimientos regulados en el artículo 39 del DL 211 y del procedimiento regulado en el artículo 39 ter del mismo cuerpo legal.

En relación al artículo 39, esta es una norma que contempla las potestades de la Fiscalía Nacional Económica (FNE) tanto para seguir procedimientos administrativos de investigación como las actuaciones que dicho organismo puede realizar ante el TDLC. El auto acordado no especifica qué tipo de procedimientos mencionados en el artículo 39 se encuentran exceptuados de la tramitación electrónica. No obstante, dado que la normativa del TDLC regula únicamente los procedimientos que se sustancian ante dicho Tribunal, es posible interpretar que la remisión al artículo 39 se refiere solamente a estos últimos.

Por su parte, el artículo 39 ter del DL 211 establece el procedimiento para la aplicación de multas por el incumplimiento de la obligación de entregar información o prestar declaración en investigaciones de la FNE. El auto acordado establece que dicho procedimiento no será tramitado electrónicamente en aquellos casos en que la FNE solicite la reserva o confidencialidad de la primera presentación, los antecedentes que ofrece y la resolución que recae sobre ella.

Principales diferencias con la tramitación electrónica del poder judicial

Si bien es posible apreciar una marcada similitud entre los principios y reglas contenidos en el auto acordado del TDLC y la normativa aplicable al Poder Judicial, existe una serie de aspectos reglados por la última que no fueron incluidos o considerados en el documento emitido por el TDLC. Esto podría explicarse, en parte, debido a que, a diferencia de la normativa del TDLC, la tramitación electrónica del poder judicial se estableció vía modificación legal y no solo mediante un auto acordado.

En primer lugar, el auto acordado del TDLC no explicita desde cuándo se entenderán “iniciados” los procedimientos para efectos de determinar la vigencia y aplicación de la nueva normativa. Respecto del poder judicial, la ley 20.886 especificó que, para los efectos de la entrada en vigencia de la tramitación electrónica, las causas se entienden iniciadas desde la fecha de la presentación de la demanda o medida prejudicial, según corresponda. Al no estar explicitado este punto respecto de los procedimientos ante el TDLC, queda por verse qué criterios aplicará el Tribunal en la práctica sobre este punto.

Otro tema que es abordado por la ley de tramitación electrónica y que no fue incluido en la normativa del TDLC fue el principio de buena fe en el uso del sistema informático de tramitación, que tiene como correlato el deber del juez, de prevenir, corregir y sancionar, las conductas de fraude o abuso procesal, contravención de actos propios o cualquiera otra conducta ilícita, dilatoria o de cualquier otro modo contraria a la buena fe.

La regulación del poder judicial también dispone el deber de que la carpeta electrónica y sus registros sean respaldados por el tribunal periódicamente y la forma de reemplazo del expediente en caso de que su soporte material sufra un daño, cuestión que no aborda el auto acordado del TDLC.

Otro aspecto que no fue incluido en el auto acordado del TDLC fue la posibilidad, que sí existe respecto de juzgados civiles, para que sus secretarios letrados puedan dictar por sí solos las sentencias interlocutorias, autos y decretos, providencias o proveídos, salvo cuando ello pudiere importar poner término al juicio o hacer imposible su continuación.

Desafíos que contempla la tramitación electrónica ante el TDLC

La normativa consiste en un avance relevante en materia de eficacia y modernidad de los procedimientos llevados ante el TDLC. La digitalización del sistema seguramente conllevará mayor celeridad y certeza sobre cuestiones tan variadas como la presentación de documentos, la obtención de copias autorizadas de las actuaciones judiciales, la autorización de patrocinios o mandatos judiciales o el registro de notificaciones.

Sin embargo, no debe perderse de vista que el sistema de tramitación electrónica del poder judicial planteó grandes desafíos y dificultades en su puesta en marcha. Los problemas evidenciados se basaron principalmente en reiteradas fallas y colapsos del sistema computacional y el desconocimiento de la tramitación por parte de los usuarios y funcionarios, los que se fueron solucionando paulatinamente. Habrá que esperar a ver si el TDLC puede recoger y asimilar las experiencias del duro camino que tuvo que sortear el Poder Judicial para implementar la tramitación electrónica en sus procedimientos.

Enlaces relacionados:

TDLC – Auto acordado N° 19/2019. Ver aquí

TDLC – Manual de registro de abogados y habilitados en derecho. Ver aquí

Ley de tramitación electrónica N° 20.886. Ver aquí

Corte Suprema – Acta Nº 85-2019 que fija texto refundido de su auto acordado sobre tramitación electrónica. Ver aquí